|
Работа в такой компании, как Intel, предполагает ежедневное общение с коллегами, сотрудниками из других отделов, менеджерами и внешними партнерами. В большинстве случаев такое общение происходит посредством электронных писем.
В среднем в день каждый сотрудник Intel получает 20 писем, требующих ответа. Одна из сложностей, с которой сталкиваются молодые сотрудники, пришедшие в компанию, - это незнание основ деловой переписки. Именно поэтому компания приняла решение организовать семинар, на котором познакомила участников с основами этикета деловой переписки.Семинар, в котором приняли участие более 30 студентов из разных ВУЗов города, проходил 14 ноября в нижегородском офисе компании. Здесь представлены некоторые полезные советы, которыми поделился ведущий семинара, Александр Чипижко, руководитель подразделения по разработке графики Intel в России.
1. Обязательно указывайте «говорящую» тему письма.
2. Отвечайте на письма в течение 24 часов.
3. ВСЕГДА отвечайте на письма, которые требуют вашего действия.
4. Избегайте сленга и профессиональных терминов, если нет 100 % уверенности, что они ясны получателю.
5. Если хотите обсудить несколько тем с получателем, пишите для каждой темы отдельное письмо.
6. В каждом письме ставьте подпись с указанием вашего имени, должности и контактного телефона.
7. Используйте краткие предложения.
8. Четко формулируйте действие, которое должен выполнить получатель.
9. Если вам необходимо получить ответ в разумные сроки, пишите письмо только одному получателю, не указывая никого в копии, и ставьте пометки о важности письма.
10. Если вы отвечаете на письмо, обращайте внимание на всех адресатов исходящего письма и ставьте их в копию, если ваш ответ может быть для них важен.
Помните, что при переписке мы теряем до 90% информации, так как слова лишь на 10 % определяют смысл сказанного. Тот текст письма, который вы «озвучили» у себя в голове, при написании, может отличаться от того, КАК это прочтёт адресат. Если вы чувствуете по ответу на ваше письмо, что вам не удалось донести информацию, проще снять трубку и обсудить этот вопрос по телефону. Конечно, если есть такая возможность.
| 
