Конкурс Председателей профбюро  |  Материалы по конкурсу. Как подготовить эффективную презентацию.

Как подготовить и провести эффективную презентацию.

"Успешный бизнес - это умение общаться с людьми" - считают истинные руководители. И добавляют : «Современный  менеджер должен владеть наукой деловых отношений, уметь вести переговоры , деловые беседы ,давать интервью,  проводить собеседования и презентации, т.е. быть хорошим коммуникатором».

Все эти качества необходимы и современному профсоюзному работнику, чья деятельность напрямую связана с общением, вступлением в коммуникации с разными людьми – от учителей и  родителей до представителей работодателей , властей и СМИ.

 Некоторые люди одарены всеми этими качествами  от природы и почти интуитивно чувствуют, что и как  необходимо сказать в той или иной ситуации, на какие факты сослаться, как выстроить беседу, сообщение, доклад... Для других – это серьезная проблема. Порой неправильно построенная фраза в переговорах или в презентации может стоить потери доверия и даже  репутации. Но тем, кто не считает себя прирожденным коммуникатором, не стоит отчаиваться.  Коммуникация – многогранное понятие, которое включает в себя любое взаимодействие с другими людьми: случайный разговор, убеждение, обучение , переговоры, интервью, презентации. И  у каждого вида общения есть своя технология, ее можно освоить, овладеть базовыми техниками и стать неплохим собеседником, хорошим переговорщиком и  успешным докладчиком, даже если от природы этого не дано.

В этом методическом пособии речь пойдет не о  процессе   коммуникации , а  о том, как  выстроить  презентацию так , что бы достичь максимального эффекта от её проведения.  Навыки при подготовке и последующее проведении презентации ( причем любого формата – доклад, лекция ,семинарское занятие, ответы на вопросы и т.д.) необходимы для людей ведущих активный, публичный образ жизни .

Начнем с того, а что же такое презентация?

Ответов на этот бы казалось простой вопрос, как показывает практика, множество.

Кто-то считает, что под презентацией подразумевается  её визуальная, вспомогательная часть ,т.е. набор слайдов по теме, созданных в программе PowerPoint, которые озвучивает выступающий ; кто-то ответит, что презентация – это некое  рекламное шоу по поводу (открытие магазина, выход в свет книги, продвижение какого-либо товара или услуги и т.д.) с обязательным приглашением vip-персон, фуршетом и фейерверком; а кто-то, воспользовавшись словарем, ответит, что «презентация – это предъявление переводного векселя лицу, обязанному по нему осуществить платеж (трассату)». И все они будут по-своему правы. Если  и дальше следовать словарям то, презентация – это:

 (от лат. praesentatio — представление, вручение, предъявление) —

 1) рекламное мероприятие, включающее в себя демонстрацию товара, сопровождаемое кино-, видеофильмами, слайдами, а также раздачей информационно-рекламных материалов;

 2) официальное представление вновь созданного предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара кругу приглашенных лиц.

Но если следовать современной практике делового  общения , то презентация – это публичное выступление с использованием аудио - визуальных средств, уникальное PR мероприятие, где Вы можете непосредственно контактировать с людьми, от решения которых зависит смысл вашей работы, где  вы можете управлять их эмоциональным состоянием ,мнением; видеть и ощущать как их мнение меняется; это  способ привлечь внимание пользователей к деятельности и   услугам как самой организации, так и ее представителей; это эффективный способ передачи информации ,поиск партнеров и способ принятия нужных вам  решений. Надо помнить о том, что  никакое из средств коммуникации (технологическое или бумажное) не сможет заменить коммуникацию персональную, а правильно выстроенная презентация – одно из  эффективных средств персональной коммуникации.

Итак. С чего начать, что бы Ваша презентация стала действительно эффективной?

Условно любую презентацию можно разделить на три  блока:

·        Подготовка презентации

·        Проведение

·        Послепрезентационные исследования

И самый большой блок – подготовка. Именно ей, как справедливо считают специалисты, следует уделять от 50 до 95 % времени. Именно   от качества подготовки  презентации зависит её успех или провал. Казалось бы, это совершенно очевидно, но как только доходит до конкретного дела, то возникают причины, мешающие правильной подготовке. Среди них - отсутствие времени, надежда на вдохновение, уверенность в возможности полностью использовать материалы прошлого выступления и множество других. И что бы при проведении презентации не «наступать  в очередной раз на грабли» следует предпринять ряд шагов.

ОСНОВНЫЕ ШАГИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ:

ШАГ 1  - Формирование позитивного настроя на презентацию

ШАГ 2 -  Понимание целей и результатов

ШАГ 3 – Анализ участников

ШАГ 4 – Понимание путей достижения результата (ресурсы)

ШАГ 5 – Создание структуры и разработка содержания презентации

ШАГ 6 – Репетиция, тестовый прогон

ШАГ 7 – Подготовка финального варианта презентации

ШАГ 8 - Релаксация

ШАГ 1. Формирование позитивного настроя на презентацию

Здесь важно помнить о том, что главное, что есть в вашей презентации – это не только информация, цифры и факты или средства демонстрации -  от простейших листов бумаги до самых современных устройств. Главное – это Вы сами!  Начиная с первых секунд встречи с Вами, слушатели уже получают информацию. Вы еще и говорить не начали, а они уже составляют свое мнение о Вас и  только от Вас зависит, как они воспримут передаваемое вами сообщение. Ведь выходя на встречу с аудиторией ( вне зависимости от её количества)  Ваша задача не просто донести информацию, необходимо добиться того , чтобы эта информация работала на Вас. Чтобы слушатели после встречи с Вами думали и поступали так, как хочется Вам. И здесь важно все – знание предмета, энтузиазм, речь, внешний вид и конечно настрой!   Ваш позитивный  настрой -  средство достижения цели, успеха.

Вы компетентны, грамотны . Вы – профессионал. Вы хотите поделиться своей информацией с аудиторией , пригласить её  к  сопереживанию, содействию , сотрудничеству. Настройтесь на позитив, полюбите  своих слушателей, и они ответят Вам взаимностью. И верьте -  у Вас все получится!

ШАГ 2. Понимание целей и результатов презентации.

Бесцельной презентации не бывает  !

Это факт, от которого нельзя отмахнуться.  Даже простое информирование – будь то доклад или отчет, всегда преследует определенную цель – одобрить действия, принять  решение или отчет; а возможно, что  докладчик   рассчитывает взволновать аудиторию, сформировать у людей убеждения, представления, которые станут мотивами их поведения, то есть призывать к каким - либо действиям. Часто эти цели перекрещиваются и  совмещаются в одном выступлении. Немало важно и то, что   любое публичное выступление формирует  у аудитории мнение и о докладчике и о той организации, которую он представляет!

Определение целей презентации – необходимая её  составляющая.  Выступающий должен четко  представлять, какой реакции он добивается. Иногда  ( в целях достижения эффективности выступления и создания определенного настроя аудитории) стоит  о своих целях и задачах сообщить слушателям.

 При подготовке презентации следует задать себе вопросы. Например, такие :

·        Зачем готовите презентацию?

·        О чем  хотите рассказать?

·        Чего планируете достичь?

·        Каких мыслей  и действий   ожидаете от слушателей?

·        Что получат слушатели, если скажут «ДА», и что они могут потерять , если скажут «НЕТ»?

·        Можете ли  достичь поставленных целей в отведенное время?

·        Какие ресурсы  необходимо использовать?

ШАГ 3. Анализ аудитории.

При подготовке презентации важно оценить состав будущей аудитории, заранее настроиться на своих слушателей, учитывая такие факторы как:

·        Количество слушателей

·        Что это за люди

·        Кого больше – мужчин или женщин

·        Возраст

·        Место работы

·        Образование

·        К чему они стремятся

·        Какое отношение имеет аудитория к теме выступления

·        Знания участников по теме выступления

·        Отвечает ли ваша презентация интересам слушателей

·        Что слушатели будут делать с представленной вами информацией, и чем конкретно она важна для них

·        Что они думают о вас лично

·        Что они думают, о представляемой вами организации

·        Кто в аудитории является лицом, принимающим решение или влияющим на принятие решения

·        Если Вы презентуете свой проект  одному лицу, то перед вашей встречей не лишне узнать о его личных пристрастиях, интересах ,привычках и даже  настроении на момент  вашей презентации

Следует помнить о том, что :

·        Всегда легче говорить, обращаясь к однородному составу  аудитории (дилетанты, специалисты, коллеги, студенты, люди одинаковых политических взглядов и т. д.). Чем однороднее аудитория, тем единодушнее  их реакция на выступление.

·        Обращаясь к молодежи, нельзя заигрывать, льстить, поучать, упрекать в незнании, некомпетентности, подчеркивать свое превосходство, уклоняться от острых проблем и вопросов.

·        Перед слушателями с высоким уровнем профессиональной или научной подготовки нельзя выступать, если нет новых взглядов, подходов к решению проблемы, нельзя допускать повторы, тривиальные суждения, демонстрировать свое превосходство, злоупотреблять цифрами, цитатами, уклоняться от существа проблемы.

·        В неоднородной аудитории произносить речь труднее. Если публика различна по составу, надо, по возможности, адресовать какой - то фрагмент каждой группе. Следует заранее подумать о том, что сказать отдельным, особо авторитетным, важным персонам, если вы знаете, что они придут.

·        Знание своих слушателей, "прицельная" подготовка речи приобретают особое значение при  переговорах или при обсуждении какого - то трудного вопроса в узком кругу специалистов, деловых людей.

·        И еще один совет : не следует недооценивать  аудиторию! Поверьте, что среди Ваших слушателей могут встретиться  люди  более компетентные и продвинутые, чем Вы сами!  Потому знание аудитории – залог вашего успеха!

ШАГ 4   Понимание путей достижения результата

При подготовке презентации следует  знать :

·        Где и  в какой обстановке будет проходить Ваше выступление - в зале, в кабинете, на открытом воздухе; есть ли там кафедра, стол, микрофон, необходимая техника; важное значение имеет и размещение слушателей в аудитории.

·        Какими ресурсами располагаете

• Какими аудио - визуальными средствами воспользуетесь

·        После каких других речей планируется ваше выступление .Принято считать, что  каждая последующая речь должна быть интереснее и по содержанию и по  форме, чем предыдущая.( Совет – не следует  менять « на ходу» своё выступление  и «подстраиваться»  под предыдущих ораторов. Знания,  спокойствие, уверенность в себе и естественность – ваш козырь! )

• Какие примеры для убеждения планируете использовать?
• На какие  факты следует ссылаться, а на какие не стоит?
• Значимые персоны для слушателей, на кого Вы можете сослаться в выступлении
• Какие ключевые слова и выражения не стоит использовать в презентации, а какие настоятельно рекомендуются?
• Какие шутки, анекдоты истории будут уместны, а какие нет?
• Какой минимум времени вам понадобится, чтобы донести информацию до слушателей?
• Какие графические объекты задействуете при подготовке презентации?

·        Что делать, если :

• Сократили время презентации
• Отказала техника
• Иные обстоятельства
•         Три самых сложных вопроса, которые вам могут задать во время или после презентации  и т.д.

ШАГ 5 – Создание структуры и разработка содержания презентации

Итак, Вы настроились на успешную презентацию, определились с темой и целями, четко понимаете – кто Ваши слушатели, где и  когда Вам предстоит выступать, какими ресурсами располагаете. Настало время приступить  к созданию своего выступления. Прежде всего, следует структурировать вашу презентацию – это поможет вам не только при подготовке, но и непосредственно во время выступления.

Сценарий любой презентация ( от доклада до тоста) строится по классическим законам композиции :

·        Вступление.

·        Основная часть.

·        Кульминация

·        Заключение.

 Каждая часть несет на себе определенный информационный, эмоциональный  и побудительный посыл и пренебрежение к ним недопустимо. Зная регламент Вам необходимо распределить время  каждого информационного блока.

Примерно так:

- вступление – 10-15% времени ;

- основная часть – 60-65%;

- заключение – 20-30%.

Если формат вашего мероприятия предусматривает вопросы и ответы по теме вашего выступления, то необходимо выделить время и на этот блок и заранее быть к нему готовым.

Теперь, систематизируя собранный и подготовленный  Вами материал, опираясь на  Ваши знания, компетенцию и опыт следует наполнить  структуру  презентации содержанием. С учетом специфики всех составляющих Вашего выступления. Можно еще раз  проконтролировать себя такими вопросами:

·        Достаточно ли я компетентен по данному вопросу?

·        Имеется ли у меня достаточно данных для достижения поставленной цели?

·        Что в моем выступлении вызовет наибольший интерес?

·        Смогу ли я закончить выступление в отведенное время?

·        Соответствует ли мое выступление уровню моих знаний и опыту? И т.д.( см. ШАГ 4)

.

Несколько советов по подготовке слайдов  в часто используемой выступающими  программе Power Point.

Преимущества этого сопровождения презентации очевидны:

Слайды 

·        Удобное ,наглядное и профессиональное оформление выступления  - Ваше  сообщение выглядит более убедительно

·        Привлекают внимание слушателей

·        Повышают  степень восприятия и понимания

·        Повышают способность к запоминанию информации

·        Выделяют ключевые моменты презентации

·        Сокращают время выступления и т.д.

Все это справедливо в том случае, если слайды не мешают вашему выступлению, а дополняют его. Помните, что выступающий не чтец титров ,что задача компьютерной презентации - сфокусировать внимание слушателей, зафиксировать и проиллюстрировать то, что  Вы говорите.

Готовя слайды,  следуйте простым принципам:

• Не перегружайте слайд информацией - не больше 30 слов.
• Не дублируйте текст выступления
• Текст на слайдах должен быть простым и содержать ключевые данные вашего выступления, которые вы объясняете и комментируете.
• Следуйте правилу : одно  предложение – одна мысль
• По возможности заменяйте текст на символы
• Не перегружайте презентацию частой сменой слайдов , анимационными и звуковыми эффектами. Это не концентрирует внимание, а напротив – отвлекает слушателей
• Не  используйте больше 3 шрифтов
• Не используйте более 3-х цветов! Помните -  цвет это тоже информация
• Выберите привлекательный шаблон оформления слайдов — профессиональный, но не слишком броский. Оформление не должно отвлекать внимание от содержания выступления.
• Сопровождение выступления слайдами должно соответствовать  тексту выступления, каждому его этапу

И еще одно важное правило:

 Не стоит   в своей презентации опираться только  на слайды и зависеть от них. Основная «нагрузка» презентации лежит на Вас. Ваше выступление не должно пострадать даже в том случае,  если техника  даст сбой .

Вернемся к  содержанию Вашей презентации:

1.     Вступление.

Вступление – важная часть, которая более всего запоминается слушателями,    позволяет заинтересовать и  захватить их внимание,  наладить  эмоциональный контакт  и понравиться   аудитории ( будь то один человек или сотня) 

 Помните! Что то, чем Вы должны поделиться с публикой, будет принято ею благосклонно в том случае, если Вы сами ей понравитесь!

 Вступление  включает в себя : приветствие, представление себя слушателям ( если  этого не сделал ведущий) с четким указанием своего имени ,сферы вашей деятельности ,вашей компетенции по представляемой теме (аудитория должна знать по какому праву именно вам доверено высказываться на данную тему) . И здесь, как и во всем, нужна мера – не следует переусердствовать в перечислении своих достижений .  Если  же Вы презентуете свою организацию или проект, который она реализует – оставьте все восхваления . «Наша организация самая многочисленная в отрасли!», «Наш проект решил проблему подготовки кадров!», «Наша гимназия лучшая в городе!», «Нет более сплоченной и боевой профорганизации, чем наша!» Оставьте выводы для аудитории. В основной части доклада, опираясь на факты и цифры, мнения специалистов Вы  сможете (или нет) доказать это.

Во вступлении можно также  дать информацию о цели ,содержании , плане и даже времени вашего выступления . Фраза : « У нас с Вами не так много времени для того, что бы…» или «Отведенное время позволит нам с вами не только  получить информацию, но и  обсудить ключевые вопросы…»  не только настраивает вашу аудиторию на работу, но и   делает её вашим содокладчиком, т.е. усиливает  контакт с публикой,  который Вам необходим.

«Засиживаться» на вступлении не стоит – оно должно быть кратким.

Готовя вступление, продумайте «старт»  презентации :  Ваши действия в первые минуты встречи с  Вашими слушателями. 

Например, не  стоит ,точно  следуя регламенту,  начинать свое выступление,   если аудитория  еще не готова к  восприятию . Шум в зале, бурное обсуждение выступления предыдущего оратора или напротив  расслабленность или усталость  публики  ( особенно в послеобеденные и вечерние часы) – не лучшее  начало для Вашей презентации. В этом случае не стоит нервничать, стараться перекричать аудиторию  или «разбудить» нервным постукиванием по микрофону. Подержите паузу, дайте слушателям  понять, что Вы здесь, Вы готовы поделиться с ними своей информацией и вступайте в диалог. Если же  пауза не помогла и для части аудитории Вы остались «незамеченным» ,то можно( как рекомендуют опытные ораторы) устроить небольшое представление. Нет-нет, Вам не потребуется вытаскивать из шляпы кролика ( если вы, конечно, не на конференции фокусников), или исполнить акробатический трюк ; можно «случайно» уронить микрофон или папку с бумагами, привлечь таким образом к себе внимание и извинившись за «неуклюжесть»,  продолжать (ибо Вы уже начали) свое выступление и установить необходимый  контакт с аудиторией, используя:

·        Интересный факт

·        Вопрос или цепочку вопросов ( если аудитория утомлена или рассеяна)

·        Прием:  «Когда я ехал к вам на встречу…»

·        Случай, произошедший с Вами и имеющий отношение к теме

·        Анекдот ( но тщательно !!! выбранный),

·        Историю, сказку, шутку….

И далее продолжать свою презентацию .

2. Основная часть.

Основная часть, её кульминация –  суть вашего выступления. Здесь вы реализуете поставленную цель, «подводите» аудиторию к принятию  нужного для Вас решения, используя  всю значимую информацию и аргументацию.

 План развития основной части должен быть ясным. Предмет выступления должен раскрываться конкретно и стройно. Должно быть подобрано как можно больше фактологических материалов, необходимых примеров. Материал публичного выступления может быть теоретическим и фактическим . Насыщенность речи тем или другим типом материала зависит от жанра. Так, в отчетном докладе, например, требуется приводить множество  цифр и фактов, чтобы доказать положения и убедить слушателей.

При подготовке материала следует  обратить внимание на факторы, вызывающие доверие к сообщаемой вами информации:

·        Приведение конкретных цифр ( ничего приблизительного; «более» или «около» - недопустимо!)

·        Описание точных деталей, обстоятельств и примеров

·        Копии документов, подтверждающих вашу информацию  ( на слайде или в раздаточном материале)

·        Данные экспертных оценок (значимых для участников презентации)

·        Отзывы ваших  коллег, партнеров, потребителей услуг, общественности, СМИ

·        Ссылки на положительный опыт

Памятуя о том, что  информация должна быть достоверной проверьте точность информации, цифр, дат, цитат, имен.

И если во вступлении должно присутствовать больше эмоционального, то основная часть должна  в большей степени опираться на логику. Однако  не следует ограничиваться только сухими доводами. Эмоции  в кульминации  основной части Вашего выступления – катализатор выработки мнения, решения или позиции .

И помните – не стоит перегружать основную часть презентации различными аспектами, фактами и  цифрами, способствующими, как Вы считаете,  лучшему осмыслению слушателями  Вашей идеи. Не надо пытаться «втиснуть» слишком много материала в ограниченное время. Еще Шекспир сказал: «Где мало слов, там вес они имеют». Оставьте  время для заключения и возможных ответов на вопросы.

2.     Заключение

Заключение – формулирование выводов, которые следуют из главной цели и основной идеи выступления.

Помните! Правильно построенное заключение способствует хорошему впечатлению от выступления в целом.

Приведем некоторые примеры заключения :

•         Подведение итогов

•         Резюмирование – «презентация в обратном порядке» . (Особенно это важно, если  презентация длительная или не имела целью  к-л  сиюминутное или ближайшее действие аудитории)

•         Рекомендации – повтор кульминации, совет, инструкция

•         Ближайшие следующие шаги - подталкивание аудитории к действию

•         Анекдот или случай из жизни, относящийся к резюме презентации

Закончить выступление можно решительным , эмоциональным заявлением, подводящим итог презентации.

Многие считают ( и с этим трудно не согласиться), что в идеале  заключение  должно стать не  жирной точкой Вашей презентации, а многоточием. Т.е. презентация  должна быть выстроена таким образом, чтобы вызвать у ваших слушателей желание на  сотрудничество, что бы  Ваш контакт с аудиторией не закончился словами «Благодарю за внимание», а продолжался в дальнейшем.  Поэтому ( и если это соответствует Вашему желанию)  стоит в заключении  оставить   всем участникам презентации   свои координаты  и контакты.

ШАГ 6 – Репетиция, тестовый прогон

После того как Вы определились с планом вашего выступления, наполнили его содержанием, т.е.  подготовили текст и  аудио - визуальное сопровождение,   пора приступать к репетиции.

Тестовый прогон позволит не только  увидеть скрытые пока  от Вас недочеты – временные, текстовые, визуальные и пр. , но и подготовиться ко встречей с аудиторией .    Редкий выступающий не боится провала, сцены или публики. Этим «страдают» лишь очень самонадеянные люди.  Но известно  и то что тот, кто слишком в себе уверен, как правило, совершает ошибки. Так вот. Что бы не совершать ошибок при проведении презентации, быть уверенным в себе (а это залог успеха) и что бы Ваше публичное выступление не напоминало генеральную репетицию -   проведите «презентацию презентации». Или  «для себя»  ( и здесь новичкам публичных выступлений может потребоваться диктофон или даже видеокамера)  или для своих коллег и друзей, которые искренне ответят на Ваше : «Ну как?»

 Репетиция позволит Вам ответить на вопросы:

·        Знаете ли вы в совершенстве предмет вашего выступления?

·        Способны ли Вы на импровизацию и отклонение от изначального текста?

·        Насколько хорошо подготовлен текст: просто, ясно, содержательно?

·        Насколько хорошо «подогнаны» к тексту используемые аудио - визуальные средства?

·        Грамотно ли выстроена Ваша речь?

·        Нет ли в Вашем выступлении слов-паразитов?

·        Насколько в  выступлении видны Ваш  энтузиазм и увлечение?

·        В чем  это проявляется?

·        Не потеряется ли в ходе выступления Ваша индивидуальность?

·        Насколько Ваши мимика и жесты соответствуют образу уверенного  в себе презентатора и соответствуют ли идее выступления?

·        Не слишком ли громко (или тихо)  Вы говорите?....

Список вопросов можно продолжать. Здесь могут быть и такие, как «Какой костюм  одеть на презентацию» или даже  «Как наложить макияж, и какие духи выбрать?» И последнее, что Вы спросите у себя после тестового прогона  :

«Что нужно изменить в презентации, чтобы достичь поставленной цели?»

Опыт показывает, что на каждую минуту выступления приходится 20 - 25 минут подготовки. Если выступление тщательно подготовлено и отрепетировано , то в момент встречи со слушателями Вы будете держаться уверенно и ваша презентация  наверняка достигнет цели.

После репетиции до завершения подготовки Вашей презентации  и непосредственно встречи со слушателями остается всего лишь два шага:

·        ШАГ 7 : Подготовка финального варианта презентации и

·        ШАГ 8 :Релаксация

Особое внимание  уделите 8 шагу. За сутки до Вашего выступления  оставьте свою презентацию в покое. Дайте  отдых и себе и ей! Ночь перед выступлением, проведенная в правках, дополнениях и  «улучшениях» не сделает вашу презентацию лучше, а лишит Вас необходимого отдыха и добавит  Вам  излишней нервозности, что, несомненно, может повредить Вам.

Помните, с чего мы начинали?  Главное в презентации -  Вы сами!

Проводя презентацию, не тешьте себя иллюзией, что главное, что интересует  и остается в памяти Ваших слушателей, это только тщательно подготовленное Вами сообщение. После Вашей презентации каждый покинет место встречи с каким-то впечатлением и  вклад в общее впечатление будет сформирован в  том числе ( а порой и большей степени) Вашим внешним видом, интонациями, мимикой и жестами, общим позитивным настроем. Только естественное поведение, не противоречащее общему смыслу Ваших слов, будет убедительно для слушателей. Все в Вашем облике должно быть в гармонии со словами. Помните, что при отсутствии такой гармонии поверят в первую очередь не словам.

 И еще один важный момент : энтузиазм. Если Вы не увлечены темой Вашего выступления, если сами не верите тому, что говорите, то лучше уж вообще не вступать в диалог. Причем вера должна быть искренней. Не говорите о том, что вызывает у Вас сомнение. Невозможно убедить кого-то в том, во что искренне не верите сами. Ваш энтузиазм значит больше, чем любые доказательства, которые Вы можете привести. Неестественность Вашего поведения приведет к эффекту очевидному -  Вам не поверят и просто перестанут слушать.

 Вспомните -   от некоторых выступающих ( не важно какой формат для общения был ими выбран или предложен им  – доклад, лекция или ответы на вопросы) у Вас остается приятное впечатление. Вы  довольны встречей с этим человеком, он был для Вас  доказателен и убедителен. Причем порой Вы даже не можете вспомнить  о чем же он конкретно говорил , но зато КАК он это делал! Искренне, доброжелательно, с энтузиазмом.  И обратный случай –все правильно сказано, грамотно, логично, доказательно и убедительно. Но – «не верю!» 

Помните, что всегда намного проще солгать словами, чем поведением. Если, например, Вы встанете, упретесь взглядом в пол ,при этом еще и скривитесь, а затем  уныло произнесете: "Я  рад встрече с Вами",  то Ваше   вербальное сообщение будет  истолковано в точности наоборот.

 Потому будьте спокойны, уверенны, искренни  и самое главное будьте самим собой! И если Вы учтете  все шаги и «подводные камни»  при подготовке презентации -   успех Вам обеспечен!

 Результаты переговоров или деловой беседы будут соответствовать вашим ожиданиям, лекция или доклад вызовут интерес у публики  ,Ваш проект найдет сторонников, а если Вы – участник конкурсных испытаний, то Вы вправе рассчитывать на высокие баллы.

Вместо заключения.

Типовые ошибки при проведении презентации, ведущие к провалу

• Отсутствие предварительной подготовки
• Не использование минуты безмолвия в начале выступления для установления контакта
• Пренебрежение аудиторией
• Затянутое вступление
• Отсутствие зрительного контакта с аудиторией
• Внешний вид
• Пренебрежение  мимикой, позой и жестикуляцией
• Тембр, темп и громкость речи
• Плохая слышимость/ видимость
• Торопливость/медлительность речи
• Невнятность и монотонность, или излишняя горячность и патетика
• Статичность или излишнее «метание» выступающего
• Замена выступления слайд-шоу
• Чтение с листа
• Паузы и слова паразиты
• Самореклама
• Неуместное использование вспомогательных материалов
• Отсутствие фактов, примеров
• Отклонение от темы выступления
• Не соблюдение регламента
• Бессистемность и отсутствие выводов …….

Если Вы хотите избежать ошибок и стать «повелителем» аудитории, а не её «заложником», помните: без  тщательной подготовки не обойтись! Важным  фактором успеха становится и подведение итогов презентации. Полученные результаты Вы можете использовать для своего профессионального и личностного роста.

Послепрезентационные исследования

Помните о чем мы говорили в самом начале : при подготовке презентации следует сформулировать цели и результаты выступления.

И вот все позади и Вы наконец должны задать себе «страшный» вопрос : «Достиг ли я поставленной цели? Было ли мое выступление удачным, или же это был провал?»

Выяснить это можно двумя способами –оценка со стороны и самооценка .

Оценка со стороны.

Конечно, можно спросить Ваших друзей или просто знакомых, которые оказались среди слушателей,  о том как Вам удалось выступление. И даже, если Вы с треском провалили  презентацию, как правило, в ответ Вы услышите: « Все отлично! Почти как Фидель Кастро!» А  « критические» замечания будут выглядеть примерно так: « Видно было, что в начале ты волновался. А потом справился! Все отлично! Почти как…»  Не следует «обижаться» на коллег. А что бы ответили Вы, если бы спросили у Вас: «Ну как я?» То то!

Есть и еще один способ оценки со стороны. Перед началом мероприятия раздайте  ( сами или ваш помощник) всем участникам анкеты и попросите анонимно заполнить их в конце Вашего выступления. Конечно же, чтобы приступить к разбору ответов Вам потребуется определенное мужество.   Стоит также принять во внимание и то , что некоторые участники не будут честным в своих оценках.

Примерный образец анкеты «Оценка со стороны»

Самооценка.

Если Вы не осмелились предложить Вашим слушателям вышеприведенную анкету, то оценить своё выступление самому просто необходимо. Конечно оптимальный вариант – оценка обеих анкет, тогда Вы сможете узнать ,совпадает ли Ваше мнение о себе  с мнением аудитории, что поможет Вам в дальнейших подготовках  и проведениях презентаций.

Примерный образец анкеты «Самооценка»

Надеемся, что наше методическое пособие станет для Вас полезным и поможет при подготовке и проведении успешной презентации.

Спасибо за внимание!

Методические рекомендации подготовлены   отделом  по связям с общественностью  и информационно-аналитической работе аппарата ЦК  Профсоюза

Составитель: главный специалист   Елена Елшина

Библиография:

Дороти Доти.  

  Паблисити и Паблик Рилейшнз. Экономика для практиков.-М.,1998.

Джин Желязны. Бизнес-презентация. Руководство по подготовке и проведению

Издательство: Институт комплексных стратегических исследований,2007 г.

Зверинцев А.Б.

Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера pr. - Спб., 1995.

Королько В.Г.

Основы паблик рилейшнз. М., "Рефл-бук", К.: "Ваклер" - 2000.

Лермер, Ричард, Причинелло Майкл.

Голый PR: как заставить людей говорить о Вас, Вашем бизнесе и Вашем продукте: Пер. с англ. – СПб.: "Крылов", 2004.